تحدثنا عن المنافع والتحديات التي تواجه الشركات في إدارة أعمالها عن بعد واليوم سيُركز الحديث عن كيفية تفعيل العمل افتراضياً في شركتك . سأحاول في هذا الموضوع المختصر الحديث عن أسس العمل عن بعد وشرح بعض النقاط التي يجب إتباعها لتحقيق تحول ناحج.
- تعديل سياسات وإجراءات العمل الحالية
إيجاد أو تعديل سياسات العمل أمر ضروري وهام جداً لضمان انتقال سلس وسهل لبيئة عمل المنظمة للعمل عن بعد، إذ لا بد من تحديد آليات واضحة مكتوبة لطريقة تدفق الأعمال والمهام, إذ سيكون هنالك مهام اضافية تُضاف عند تحولك للعمل عن بعد – كمثال بسيط – إلزام المدراء بوضع ألية تحديد معايير لاستلام الأعمال, أو تحديد مواعيد ثابتة للاجتماعات الدورية عبر المنصة أو مثلاً وضع نظام بأن يكون هنالك ارسال تقرير يومي بسيط عن المهام المنجزة والمهام التي سيتم العمل عليها باليوم التالي وهكذا … - تدريب فريق العمل على تلك السياسات
بعد تعديل الاجراءات والسياسات للتوافق للعمل عن بعد، لا بد من التأكد من أن الموظفين قد فهموا هذه الاجراءات وأصبح لديهم معرفة كاملة عن كيفية إنجاز مهامهم خارج اطار مكاتب الشركة وما هي الفروقات والمخاطر التي قد تنتج عن ذلك. - اختر الحل التقني
تُعتبر التقنية أحد أهم أعمدة العمل عن بعد لذا لا بد من اختيار الحل التقني المناسب وتحديد الاجتياجات الصحيحة لذاك الحل، يجب أن يتم ذلك بعد وضع الاجراءات والسياسات لكي لا تقع الشركة في فخ شراء تطبيقات لا تتناسب مع احتياجاتها أو تتورط بشراء منصات أكبر من احتياجاتها الفعلية! وهنا لا بد من الحديث عن التقنية بشئ من التفصيل، فالعديد يكون عنده خلط بين الأداة Tool والمنصة Platform ….
يمكن تعريف الأداة Tool على أنها برنامج تقني يخدم غرض محدد عادة يكون بسيط وسهل الاستخدام.
بينما المنصة Platform فهي بيئة عمل متكاملة تدمج مجموعة من الأدوات تؤمن عملية ربط بين مدخلات ومخرجات تلك الأدوات وبعد البرامج الاخرى الموجودة لدى الشركة مثل برامج الـ ERP, CRM , Project Management platforms وغيرها …
الصورة أدناه توضح نماذجاً عن الأدوات والمنصات المستخدمة في العمل عن بعد
لو تكلمنا عن المنصات، فتعتبر منظومة Slack من المنصات التي انتشرت في أغسطس عام 2013، لكن برز المنافس الشرسمايكروسوفت تيمز Microsoft Teams في نهاية 2016 والذي بات الأوسع انتشارا والأكثر استخداماً نظرا لما يتمتع من سهولة الاستخدام و وتوافقه مع بيئة العمل Microsoft 365 وتكامله مع المنصات والبرامج الأخرى بالاضافة تحديث مايكروسوفت لهذه المنصة باستمرار.
يتضمن -حالياً – التطبيق إمكانية مشاركة 250 شخصاً في الاجتماع المرئي، بالإضافة إلى إتاحة الدردشة الثنائية والجماعية النصية والصوتية وتسجيل الاجتماعات. كما توفر مايكروسوفت مساحة تخزين قدرها 10 جيجا بايت مجاناً لفرق العمل و2 جيجا بايت للأشخاص.
في بداية شهر مارس الماضي أتاحت مايكروسوفت العمل على منصة تيمز بشكل مجاني لمدة 6 أشهر(راجع رابط الاعلان هنـــــــا ). اليوم هنالك أكثر من 75 مليون مستخدم يعملون منصة Microsoft Teams
4. التدريب على تطبيق التقنية
وهنا أكرر موضوع التدريب لأهميته، فلا بد من التدريب على العمليات بعد تعديلها وأيضا التدريب على الحل التقني الذي سيتم تبنيه. إغفال التدريب بشكل عام سيُعظم من مخاطر مقاومة التغيير .
5. أسس فريق دعم فني خاص
خصوصاً في بداية طريق التحول، هذا الفريق قد يستمر لفترة 3 أشهر ومهتمه أن يساند الموظفين في طريقة إنجاز أعمالهم والإجابة عن تساؤلاتهم حول اجراءاتهم الجديدة أو حول البرامج التقنية التي بدأوا يعملون عليها.
6. انتقل تدريجيا مع رصد الأخطاء
وذلك لتخفيف المقاومة وتدارك الأخطاء من بدايتها. فلو افترضنا ان لديك منصة Microsoft Team حاول أن تكتفي باستخدام المنصة خلال الفترة الأولى (أول اسبوعين مثلاً) بعقد الاجتماعات فقط، 
ثم بعد أن تتأكد من استيعاب الموظفين انتقل الى مرحلة توزيع الفرق وانشاء القنوات Channels و بعدها انتقل الى مشاركة الملفات واستخدام Microsoft OneDrive, Microsoft Forms ، وبعدها انتقل الى تضمين إدارة المشاريع من داخل المنظمة وإدراج Microsoft Project Online وهكذا …
كتوصيات أخيرة لك كموظف تعمل عن بعد .. حاول أن:
- تخلق توازن بين العمل والحياة الشخصية
فلا تنغمس في روتين العمل دائماً ولا يُشغلك شئ آخر …. حاول أن تحدد وقت معين تبدأ ونتنتهي فيه. - وحد قنوات التواصل بأدوات التواصل
لتتمكن من الرجوع الى سجل أعمالك، لا يكون تواصلك مرة عبر البريد الالكتروني ، ومرة عبر رسالة واتس اب، وأخرى عبر تيم! اتبع المنهج الذي رسمته الشركة لتدير عجلة التكامل. - لا تعمل في المنزل وانت بلباس البيت
هذا ما أحاول القيام به كي أخرج من جو الملل و توجد الفرق بين جو العمل والقرب من العائلة - تجنب مشتتات التواصل الاجتماعي
إقفل التنبيهات من جوالك واخرج من منصات التواصل كلها أثناء وقت العمل Sign Off من حاسوبك.
- وضح لأسرتك أوقات العمل
- جهز بيئة مكتبية مريحة
فأغلبنا بيته غير معد للعمل، لذا احضر كرسي ومكتب جيد تشابه ما كنت متعوداً عليه في مكتبك. - اهتم بالجانب الصحي (النظر والحركة)
- أدوات (تقنية) تساعد على العمل
حاول تجهيز مايكروفون وكاميرا احترافيين واتصال انترنت مستقر … فأسوء ما في الاجتماعات عن بعد هو أن يضيع الوقت في ” لا اسمعك جيداً” … “الصوت ضعيف” ….. ” الصورة غير واضحة، الاتصال ضعيف” ….
دمت بخير
