تصلني العديد من الرسائل حول كيفية إدارة مشاريع (الإي آر بي) ERP, وعن أهم الأمور التي يجب أن تؤخذ بالاعتبار أثناء دخول الشركة المطبقة (Implementer) لهذه المشاريع.

بحكم خبرتي في مجال تطبيق العديد من مشاريع الـ ERP –بالتحديد- في برنامَجي Microsoft Dynamics GP & AX سأسرد 10 نقاط رئيسية حول إدارة هذه الأنواع من المشاريع وكيفية الحصول على أقصى مردود من هذه الأنظمة, و كيفية تقليل المخاطر التي تتعرض لها الكثير من المشاريع التي تنتهي الى الفشل الكلي أو الجزئي !

العديد مما ما سأسرده ينطبق على مدير المشروع المُعين من طرف العميل المشتري لنظام الـ ERP, بغض النظر عن اسم البرنامج سواءً مايكروسوفت, أوراكل, ساب وغيرها….

كمدير لمشروع تطبيق نظام ERP  هنالك نصائح لا تتهاون بتنفيذها :

1. حدد الهدف والغرض الذي تود لأجله تطبيق برنامج ERP
   وقفت على حالات لشركات تعاني من ارتفاع تكاليف النظام و بعد البحث وجدت أنها لم تكن بحاجة الى نظام ERP أصلاً !
   وكان من الممكن تلبية احتياجاتها بشئ من ترتيب العمليات الداخلية وبرنامج حاسب بسيط!, لكن الدافع كان نوعاً من التقليد لبعض الشركات المنافسة التي لا يُقارن حجمها بحجم تلك الشركة ! 
   يجب على الإدارة العليا التي قررت تطبيق برنامج ERP أن تضع هدفاً حقيقا يلبي متطلباتها وعليك أن تفهم هذه المتطلبات تماماً وتضع تنفيذها كهدف رئيسي تجعلها مرجعا لقياس مستوى نجاحك.
   سيكون من الاحترافية حقاً تحديد المعايير الرئيسية لنجاح التطبيق وتحقيق العائد على الاستثمار ROI 
   ( Return On Investment ) قبل تطبيق النظام لتقيس مدى استفادتك من النظام بشكل دقيق.

1. حدد متطلباتك
   بناءً على الخطوة السابقة وبعد عقد اجتماعات مع مدير كل قسم في الشركة لكتابة المتطلبات التفصيلية لجميع الأقسام  وحاول فهم طريقة عمل كل قسم و تعرف على مشاكله واحتياجاته, اجتمع مع المدير العام وجميع العاملين لربط الاحتياجات و تفنيد المشاكل.
   اكتب وثيقة المتطلبات (RFP) أو  Request For Proposal, اجمع فيها جميع متطلباتك لتقدمها لموردي الأنظمة ليحددوا لك عروضهم و البرنامج المناسب .
   حرصك على توثيق متطلباتك هو ضمان لنقل الصورة الواضحة للجهة المطبقة .

1. أعطِ أولوية للعمليات
   للأسف العديد من الشركات في منطقتنا لا تنتهج إجراءات قياسية (Standard Procedure ) في عملياتها الداخلية ولا تُحكّم سياساتها على تلك الإجراءات, بل يبقى الموضوع كُلاً بحالته !
   رسم العمليات من البداية وتوثيقها كتابياً يساعدك على الاختيار الصحيح لنظام الـ ERP الأمثل لشركتك والموافي لمتطلباتها.الاحتياجات الواضحة لا يمكن أن تتضح حتى تُعرّف العمليات (Business Processes) بشكل جيد, وتلك العمليات لا يمكن تعريفها حتى تقوم برسم توجه مفهوم لإستراتيجيتها المستقبلية .
   للمزيد عن توثيق العمليات,انظر:
   إجراءات العمل Business Procedures
   تحسين إجراءات العمل Business Process Improvement

1. تَمهل قبل البدء في شراء أو تطبيق النظام
   اعمل على قاعدة 20  –  80 , وهي أن تقضي 80% من وقتك في التخطيط و20% للتنفيذ.
   أغلب الشركات المروجة لبرامجها يهمها إتمام الصفقة والسلام…. لذا تأكد من فهمهم لمتطلبات عملك قبل البدء في المشروع, هذه الخطوة ستجعل حلك للمشاكل المستقبلية أكثر سهولة.

1. احصل على دعم الإدارة العليا
   أغلب المشاريع التي لا تُدعم من إدارتها التنفيذية مصيرها الفشل!, لذا احرص على أن تكون الإدارة العليا على علم في تطورات المشروع, وتدعمك في المحافظة على التزام العاملين في الشركة ولتكون جاهزة للتدخل في أي عقبة تواجهك.

1. أحسن معالجة عملية التغيير
   تركيب نظام الـ ERP  يُعد تحولا كبيراً على الشركة,وبما أن الإنسان عدو ما يجهل, فستجد معارضة من أغلب العاملين في الشركة, فأنت تأتي وتنسف ما اعتاد عليه الناس على مدى سنين وتغيير أسلوب عملهم, بل قد تغيير مفاهيمهم وتلزمهم بما لا يزيدهم إلا تعقيداً و “شغل زائد” (على حد تعبيرهم ), لذا احرص على معالجة هذه الناحية ولا تقتصد أبداً بعملية التدريب وأعد التدريب لو اضطررت الى ذلك مراراً
   (للمزيد انظر موضوع : إدارة التغيير Change Management )

1. قَسِّم المشروع الى مراحل Phases
   اتنهج بتطبيق البرنامج على نشاطات الشركة بشكل مرحلي,فمثلاً إبدأ في المالية والقطاع التجاري وبعد ذلك امنح نفسك فترة – شهر مثلاً – تجرب فيها مُخرجات النظام وتتأكد من مهارة العاملين عليه وبعد ذلك ابدأ بتطبيق النظام في قسم الصيانة والتصنيع وهكذا ….

1. جرّب النظام قبل تفعيله رسمياً
   احرص على إنشاء بيئة تجريبية تحاكي البيانات الحقيقة لمعلومات الشركة, ذلك ليشعر المستخدمين بأريحية في التعامل مع النظام ويجربوا عليه السيناريوهات التي يمارسونها يومياً, وتكتشف الأخطاء قبل الانتقال الى مرحلة التشغيل الفعلي (Go Live ) .

1. تفحص النظام قبل إقفال المشروع
   تأكد من انسيابية مدخلات النظام ومدى أريحية التعامل معها, وتأكد من جودة مخرجاته من تقارير ومطبوعات, وسرعة أداء واقضي في ذلك أياماً طويلة أَشرك فيها المستخدمين واحصل على موافقتهم قبل إقفال المشروع.

1. وأخيراً … لا تبدأ قبل أن تَجهَزْ
   الجاهزية هنا أعني بها جاهزية شركتك لتطبيق نظام الـ ERP ….
   فلا يمكنك البدء وقرارات الإدارات متذبذبة, أو الرؤيا غير واضحة, والاستراتيجيات متعثرة, و الأهداف غير مرسومة, و الخطط العامة والفرعية غير موضوعة, و أصناف المستودعات غير منظمة, و قائمة العملاء والموردين مشتتة ومُكررة, والأصول الثابتة:سائبة, وموظفيك لا يعلمون مهامهم الرئيسية وبالكاد يعلمون كيفية تشغيل الكمبيوتر!

دمتم ناجحين…