يطلق مصطلح Go Live على المرحلة الأخيرة من مراحل تطبيق أنظمة الـ ERP في الشركات, و هي نقطة البداية للاستفادة من هذه الأنظمة وبدء الإدخالات الفعلية, وهذه المرحلة يطوق إليها كلاً من الشركة المطبقة Implementer و العميل Customer الذي يَعتبر نجاح هذه المرحلة كفيل بنقل أعمال 
شركته الى الوضع المؤتمت وقد يكون اهم تغيير للشركة في تاريخ المؤسسة على مستوى عملياتها الداخلية.
لكن متى الوقت المناسب لتطلق العمل على النظام ؟
وكيف تضمن نجاح هذه المرحلة؟
تأكد من الخطوات التالية عندما تبدأ العمل على البرنامج GO-Live :
- توقف عن استخدام الأنظمة القديمة
لو كانت الشركة تعمل على نظام كمبيوتري أو ورقي, أوقف العمل على هذه الأنظمة فوراً, وكن حازما في هذا الأمر, ستجد في بداية المطاف أغلب المستخدمين يتململون من العمل علِى البرنامج الجديد ويختلقون الأعذار ليعودون الى سابق عهدهم مع الأنظمة القديمة. بل اني اعرف شركة كبيرة تعمل على برنامج Microsoft Dynamics GP مع نظامها القديم بآن معاً منذ عام 2004 وحتى لحظة كتابة مقالتي هذه!
من تجارب عديدة, وجدت أنه لن يعمل المستخدمون على نظام الـ ERP (وأي نظام آخر) إلا بالحزم في هذه القضية, وكل ما سيكون هو معاناة مع البرنامج لمدة 3 أسابيع بالكثير, وتنتهي القضية. - تأكد من جودة تدريب الموظفين
لا أقصد تدريبهم على البرنامج فقط, لكن أيضا على كيفية تطبيق عملياتهم اليومية (Business Processes) التي قد يتغير بعضها عن ما سبق, وهنا لا بد أن تتأكد من أن كل موظف يعلم ما المهام التي عليه أدائها .- بعد ان يتدرب موظفيك على البرنامج, أوجد بيئة تجريبية تحاكي فيها معلومات البرنامج الحقيقة, وأعطهم صلاحية للعمل عليها بعد أن تخلق جو من
الحماس لدى المستخدمين للعمل على النظام - احصر جميع السيناريوهات التي يقوم
بها كل قسم (كما في الصورة) و أوجد دليلاً مكتوباً تبين فيه طريقة تطبيق كل سيناريو على النظام الجديد. - إذا طرأ تغيير على ترميز الأصناف أو شجرة الحسابات مثلا, تأكد من معرفة الموظف من التعامل معها بعيداً عن البرنامج.
- اختر شخص مميز و كفء داخل كل قسم واجعله خط أول للدعم الفني, ويكون المرجع الأول للموظفين,واجتهد في تدريبه وإعطائه صلاحيات تعينه على أداء مهامه .
- بعد ان يتدرب موظفيك على البرنامج, أوجد بيئة تجريبية تحاكي فيها معلومات البرنامج الحقيقة, وأعطهم صلاحية للعمل عليها بعد أن تخلق جو من
- تأكد من جاهزية فريق الدعم الفني
فريق الدعم الفني يجب أن يكون عنده إلمام في جزئيات البرنامج الفنية والتقنية, بل حتى على مستوى العمليات والسياسات المطبقة على البرنامج ( Business Processes ) - تأكد من إدخال جميع البيانات الرئيسي (Master Data)
من أسماء العملاء, شجرة الحسابات, معلومات الأصناف, قائمة العملاء والموردين, الأصول الثابتة, أسماء الموظفين, تعريف المستودعات وغيرها من البيانات الهامة لبدء العمل. - تأكد من جاهزية الامور الفنية
فليس الان هو الوقت المناسب لإصلاح انقطاع الاتصال أو تتبع مشاكل الطباعة والشبكة!
تأكد من سلامة أجهزة الكمبيوتر وتوصيل الطابعات .
تأكد من أن كل موظف حصل على اسم مستخدم وكلمة المرور ولديه معرفة تامة بكيفية الدخول والخروج من البرنامج .
- ضع خطة تواصل بين المستخدمين وافراد الدعم الفني قد يواجه البائعين مشاكل أثناء العمل خصوصاً في بداية التشغيل, ولذا فضع لهم خطة للتصرف في حالات الطوارئ. (انظر المثال التالي)
- تأكد من تطبيق الصلاحيات على المستخدمين
غير أن هذا الأمر ضروري لأغراض أمنية إلا انه يخفف وطأة الشاشات والأزرار الكثيرة التي تظهر على الشاشة أمام المستخدم وهو بالحقيقة لا يحتاجها .
وضعت يدك على الجرح
مقالة ممتازة جداً وتنم عن خبرة طويلة , إلا أني أراها مختصرة نوعاً ما.
بانتظار جديدك أخ أسامة
وشكرا
very good speach where all pionts issued were very near into KSA market request and progress.
best regards
Wissan Harb
ERP key Accounts Manager
ما شاء الله جهد كبير تؤجر علية بإذن الله واقترح ان تجمع جميع المقالات في كتيب واحد يعتبر بمثابة مرجع لكل المهتمين بالمجال.
ولك الشكر أخي أحمد على مرورك, وشكرا على اقتراحك
كلام جميل.. جزاك الله خيراً أخي منذر..
أجدت وأوجزت..
لكن لدي سؤال مهم..
يعني أنا كصاحب منشأة.. كيف ستكون بدايتي مع تطبيق ERP
ما هي المراحل التي ينبغي أن أجتازها قبل أن أصل إلى مرحلة التشغيل الفعلي..؟
وشكراً على سعة صدرك
من وجهة نظري ومن واقع خبرتي في هذا المجال..
أرى أنه قبل التخلي التام عن النظام القديم فإن تفعيل النظام الجديد يجب أن يتم بشكل تدريجي بالتوازي مع إيقاف النظام القديم
بمعنى أنه يجب أن تكون هناك فترة انتقالية يتم فيها تشغيل النظامين القديم والجديد -بشكل حقيقي- على حد سواء، وجميع العمليات يجب أن تتم بالتوازي في الجانبين حتى يتم التأكد من تطابق جميع المدخلات والمخرجات والإطمئنان إلى صحة الإجراءات والسياسات في كل أجزاءالبرنامج، ومن ثم يتم الاستغناء عن النظام القديم بشكل تام..
وإلا.. فإن تعطيل النظام القديم .. والانتقال للعمل على النظام الجديد في نفس الوقت : قد يهدد انسيابية العمل ونجاح التطبيق لاسيما وأنه قد تظهر بعض العقبات أو الأخطاء غير المحسوبة والتي تتطلب إعادة صياغة/تعديل بعض السياسات والإجراءات .. دون إغفال أهمية عامل البيئة التجريبية وكفاءة الموظفين.
حياك الله أخي الكريم
هنالك خمسة مراحل يمر بها مشروع تطبيق نظام الـ ERP سأتحدث عنها بالتفصيل إن شاء الله
ضع بريدك واشترك بالقائمة البريدية لتحصل على تنبيه بالمقالة الجديدة
شكرا لمرورك
مرحبا بك اخي ياسر
أختلف معك بانه بوجوب استمرار النظامين للعمل بآن واحد, فعند التدريب على العمليات والسياسات الجديدة بعد الـ Reengineering , يفترض أن تصبح الأمور أكثر سهولة ومرونة وتبقى اللهم مشكلة تعود المستخدم على التعامل مع النظام.
وللتأكد من تطابق جميع المدخلات والمخرجات والإطمئنان إلى صحة الإجراءات والسياسات في كل أجزاءالبرنامج، يمكن أن يُفحص هذا الأمر يدوياً فلا تدري أصلاً البرنامج القديم كيف كانت طريقة حساباته!
أما بالنسبة الى التخوف بشأن انسيابية العمل في الفترة الأولى – والذي قد يكون أحد أسبابه سوءٌ في التدريب – فأُفَضِّلُ أن يكون الحل هو استخدام الاجراءات اليدوية في اللحظات الحرجة الى حين أن يتأقلم المستخدم على النظام الجديد.
وأظن أن هنالك مثال حي نعرفه سوياً (شركة HC ) في المرحلة الأولى خصوصاً ؛)
الله يعطيك الف عافية لدي ملاحظة واستفسار
الملاحظة : ان أول نقطة هي المفروض آخر نقطة في المقال من ناحية التسلسل الفكري .
الاستفسار : هل يعتبر Go Live بالنسبة للـImplemnter اغلاق للمشروع وهل هناك مرحلة اغلاق للمشروع أو بالاصح ماهي المرحلة التالية بعد مرحلة GO live وهل تنصح بتطيق النظام في المؤسسات دفعة واحدة ام ان يكون مراحل مثلا أولا المالية بعد ذلك المبيعات المشتريات المخزون وبعد …..
وفقك الله
هلا أخي خالد, نعم النقطة الأولى هي آخر نقطة من ناحية التسلسل الفكري, لكني ذكرتها في البداية لأهميتها وتساهل الكثيرين فيها.
مرحلة Go Live هي بداية نهاية المشروع بالنسبة الى المُطبق (Implementer) , لأنه لا بد من عملية التدريب المتواصل والتطوير والمتابعة والمطابقة حتى تصل الى الوضع الذي خططت له قبل تطبيق البرنامج.
بالنسبة الى آلية تطبيق البرنامج:
يعتمد على حجم الشركة وتعقيد وعدد عملياتها
لكن عادة عندما تطبق الـ Supply chain module فيتم تطبيقها كلها مرة واحد (المبيعات والمشتريات والمخزون في آنٍ واحد)
مشكور أخي منذر على مجهوداتك المقدرة في نشر العلم و ربنا يزيدك من فضله.
اشكرك على هذا الموضوع الطيب
Thanks